新型コロナウィルス感染症拡大による自治会等の総会の書面表決等について

新型コロナウイルスの感染症拡大による自治会総会などの書面表決について

　現在、新型コロナウイルスの感染症が拡大している中、自治会総会などの開催について、お問い合わせをいただいております。

　自治会は任意の組織であり、自治会活動の実施につきましては、各自治会においてご判断いただくところではありますが、政府による緊急事態宣言の発令などを考慮し、開催方法の検討や適切な感染対策を講じるなど、慎重なご判断をいただきますようお願いいたします。

　自治会の総会については、各自治会の規約などで定められていることと存じますが、多くの人が集まらずに総会を開催する方法として、「書面表決による議決」や「委任状による議決」により対応できる場合がありますので、規約をご確認の上、ご対応ください。

書面表決について

　書面表決とは、やむを得ない理由により総会に出席できない場合に、書面をもって議決権を行使することをいいます。

書面表決を行う場合の流れの例

1. 総会のお知らせ、書面表決書、議案書を会員に配付する。
2. 会員から書面表決書を提出してもらう。（注1）
3. 書面表決の集計をもって、総会の開催とする。（注2）
4. 会員に結果を報告する（回覧・配付など）

　（注1）書面表決書は封書に入れるなど個人情報に注意を払う。

　（注2）日時を設定し、立会人のもと、役員などで開封作業を行う。（透明性が必要）

委任状の活用について

　自治会会員からの委任状の提出を受け、役員などの少人数で開催する方法です。

　なお、複数の方が集まって開催する場合は、感染拡大防止対策を徹底してください。

認可地縁団体（法人格のある自治会）が、会長や規約の変更をした場合

　総会（書面表決を含む）で会長や規約の変更があった場合、総会議事録や書面表決結果通知書に総会資料の写しを添付し、参画協働課まで提出してください。